Trong bài viết trước, chúng ta có đề cập doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc xây dựng văn hóa riêng của mình, sau đó mới hình thành tất cả các quy tắc và cơ chế. Vậy khi chuẩn hóa quy trình và hệ thống quản lý, lại cần lưu ý những điều gì?

Quy trình và hệ thống là những yếu tố cần thiết cho quản lý. Khi nói đến quản trị doanh nghiệp, đa phần chỉ xem xét từ 5 phương diện chính gồm: “Sản xuất, Tiếp thị, Nhân sự, R&D và Tài chính”. Tuy nhiên, mô hình vận hành của doanh nghiệp ngày nay đã dần thay đổi, chúng ta cần bổ sung thêm “Thông tin” và “Chất lượng”, cũng tức là yếu tố quản trị doanh nghiệp hiện tại đã trở thành 07: Sản xuất, Tiếp thị, Nhân sự, Phát triển, Tài chính, Thông tin và Chất lượng. Những lĩnh vực này cần được phân bố đến từng phòng ban chức năng để quản lý.

• Quản lý sản xuất: Lên kế hoạch, giám sát và điều độ để đạt được kết quả tối đa với mức tiêu thụ tài nguyên tối thiểu.
• Quản lý tiếp thị: Xác định nhu cầu của khách hàng trên thị trường, truyền đạt và cung cấp sản phẩm/dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu đó.
• Quản lý nhân sự: Điều hành các công việc liên quan đến nhân sự, bao gồm tuyển dụng, sử dụng, đào tạo và giữ chân nhân tài.
• Quản lý R&D: Duy trì và cải tiến sản phẩm và quy trình dựa trên chiến lược của tổ chức.
• Quản lý tài chính: Điều phối và quản lý nhu cầu tài chính của doanh nghiệp.
• Quản lý thông tin: Sử dụng công nghệ thông tin để tạo lợi thế cạnh tranh và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Quản lý chất lượng: Đánh giá và đảm bảo chất lượng của sản phẩm/dịch vụ nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn đã đề ra.

Mỗi bộ phận có chức năng riêng và cần được phân công chuyên môn rõ ràng. Phải phân chia chuyên môn trước khi nói đến phân quyền, chỉ khi đó làm việc nhóm mới đạt hiệu quả tối đa.

Lưu ý khi xây dựng tổ chức, không nên thành lập phòng ban vì con người. Nhiều lãnh đạo khi xây dựng tổ chức thường nghĩ đến nhân sự hiện tại, nhưng điều này có thể trở thành điểm yếu chí tử. Cũng như khi doanh nghiệp xây dựng chiến lược, không phải chỉ xem xét nguồn lực hiện tại mà còn tính đến nguồn lực tương lai, tổ chức cũng thế, cần đưa nhân sự trong tương lai vào phạm vi xem xét.

Sau khi xác định quyền và trách nhiệm của từng bộ phận, có thể lập bảng phân chia công việc dựa trên chức năng đó. Tiếp theo, cần có quy trình hoặc sơ đồ công việc chi tiết để đảm bảo logic và tính liên kết giữa các bước công việc. Khi quy trình của các bộ phận được sắp xếp rõ ràng, việc số hóa quy trình quản lý doanh nghiệp sẽ trở nên mạch lạc hơn.

Vì vậy, khi thiết kế quy trình, có một số nguyên tắc cần ghi nhớ:

1. Lấy nhu cầu khách hàng làm trung tâm:

Suy ngược từ nhu cầu khách hàng để xác định quy trình phù hợp, đồng nghĩa việc nhu cầu kéo theo các quy trình thực hiện liên quan. Cần lưu ý rằng khách hàng ở đây không chỉ là khách hàng ngoại bộ, nó còn bao gồm khách hàng nội bộ, nếu ngay cả khách hàng nội bộ cũng chưa thể làm hài lòng thì càng không cần nghĩ đến bên ngoài.

2. Tập trung vào việc tạo ra giá trị:

Khi thiết đặt ra một quy trình hay một thao tác, cần xem xét giá trị tồn tại của nó có thật sự là cần thiết. Vì thế, nếu phát hiện quy trình không tạo ra giá trị, cần loại bỏ hoặc giảm thiểu nó đi. Trừ khi là yêu cầu bắt buộc từ chính sách, chiến lược, hay vì lý do đặc biệt không thể không có.

3. Tăng cường kiểm soát trước sự việc:

Khi thiết kế quy trình, cố gắng kiểm soát sự cố ngay từ đầu quy trình, như thế các hành động kiểm tra phía sau sẽ chỉ mang tính chất cứu gỡ, tránh những rủi ro phát sinh sau này.

4. Phân chia trách nhiệm cụ thể:

Mọi hoạt động, thao tác, các bước, trách nhiệm trong quy trình đều phải được phân chia đến “Cá nhân” cụ thể, chứ không phải bộ phận, phải cho mỗi một người đều nhận thức rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mình.

5. Ủy quyền hợp lý:

Ủy quyền đúng mức không chỉ giúp nhân viên phát triển mà còn giảm bớt gánh nặng cho lãnh đạo. Nên ủy quyền hợp lý ở mỗi khâu xét duyệt trong quy trình, đồng thời cho phép nhân viên có phương pháp và khả năng nhất định khi đưa ra quyết sách nhằm đạt được mục tiêu hiệu suất tối đa.

Một số doanh chủ/quản lý sẽ đặc câu hỏi: nếu nhân viên không biết phải quyết định như thế nào, mà mình cũng không rõ năng lực của đối phương thì sao? Lúc này sẽ cần đào tạo nhân viên, cũng tức là trách nhiệm “đào tạo nhân tài” của người làm lãnh đạo, tạo mọi điều kiện để nhân viên có cách tự mình ra quyết định trong phạm vi cho phép, chỉ như thế mới có thể tăng hiệu quả công việc chứ không phải mọi việc đều chờ lãnh đạo ra quyết định mới làm tiếp.

6. Nâng cao tính chấp hành:

Quy trình phải tối ưu hóa về chất lượng, hiệu quả và chi phí, tức là hiệu suất cao nhất, chất lượng cao nhất cùng chi phí thấp nhất. Để đạt được điều này, trau chuốt lại quy trình, giảm thiểu chi phí không đáng có trong quá trình thực hiện, chính là nguyên tắc quan trọng khi xây dựng quy trình.

Bên cạnh đó, ngoại trừ các tiêu chuẩn ISO, một số hệ thống liên quan như EAP (chương trình tự động hóa thiết bị)/ MBS (Bảng mô phỏng kinh doanh thông minh), CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), hay những hệ thống kiểm kê carbon liên quan đến ESG, cũng như quy định kiểm toán và kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, các pháp lệnh liên quan, thậm chí là chính sách và chiến lược định hướng văn hóa doanh nghiệp, đều cần phải xem xét đến khi xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp.

Bài viết tiếp theo chúng tôi sẽ đề cập đến việc thiết kế quy trình quản lý doanh nghiệp và mối quan hệ mật thiết giữa số hóa quy trình và ESG, cùng những tác động của nó đến doanh nghiệp.