Hôm nay, chúng ta sẽ thảo luận về vấn đề cắt giảm giá thành sản xuất. Giá thành sản xuất ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp, do đó, ngày càng có nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm đến việc cắt giảm giá thành sản xuất. Giá thành sản xuất bao gồm nguyên liệu trực tiếp, chi phí nhân công và chi phí sản xuất; trong đó, nguyên liệu trực tiếp chiếm từ 60% đến 70% tổng giá thành sản xuất. Vì vậy, nếu muốn giảm giá thành sản xuất, điều đầu tiên cần xem xét là làm thế nào để giảm chi phí nguyên liệu trực tiếp. Quản lý nguyên liệu có nguyên tắc “ba không”: không thiếu nguyên liệu, không tồn đọng nguyên liệu và không dư thừa nguyên liệu. Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp kiểm soát lượng tồn kho dưới đây để giúp đạt được nguyên tắc “ba không” này.

➤ Đầu tiên, đó là phương pháp “không xem xét tồn kho”. Nhiều công ty khi mua nguyên liệu sử dụng phương pháp là mua theo đơn hàng. Cách này giúp giảm hoặc gần như không có tồn kho, nhưng lại có rủi ro dễ gây ngừng sản xuất do thiếu nguyên liệu và làm tăng chi phí mua hàng. Do đó, phương pháp “không xem xét tồn kho” không phải là một cách tiếp cận tốt cho việc lập kế hoạch nguyên liệu.

➤ Tiếp theo, chúng ta đến với phương pháp “xem xét tồn kho”. Ví dụ, một đơn hàng A yêu cầu 30 đơn vị nguyên liệu và tồn kho hiện tại có 50 đơn vị. Lúc này không cần mua thêm nguyên liệu. Sau vài ngày, có một đơn hàng B mới cần 40 đơn vị nguyên liệu, nhưng đơn hàng A vẫn chưa sản xuất, vì vậy tồn kho vẫn còn 50. Lúc này, người quản lý nguyên liệu dễ nhầm lẫn rằng tồn kho đủ 50 đơn vị và không cần mua thêm nguyên liệu, trong khi thực tế tổng nhu cầu của hai đơn hàng là 70 đơn vị, vượt quá 50 đơn vị trong kho. Điều này dẫn đến việc phương pháp “xem xét tồn kho” dễ gây hiểu lầm. Mặc dù phương pháp này tiến bộ hơn so với việc không xem xét tồn kho, nhưng vẫn chưa hoàn hảo.

Phương pháp “xem xét tồn kho khả dụng”

Phương pháp tiếp theo là “xem xét tồn kho khả dụng”, tính toán theo công thức:

Tồn kho hiệu quả = Tồn kho hiện có + Lượng hàng đang vận chuyển – Lượng hàng sắp sử dụng

Ví dụ: tồn kho hiện tại là 30, lượng hàng đang vận chuyển là 50, và lượng hàng sắp sử dụng là 65. Vậy, tồn kho khả dụng là 30 + 50 – 65 = 15. Nếu đơn hàng mới yêu cầu lượng lớn hơn 15, thì cần mua thêm nguyên liệu. Nhưng nếu yêu cầu nhỏ hơn, không cần phải mua. Tuy nhiên, thực tế sẽ phức tạp hơn với nhiều yếu tố khác, nhưng đây là cách đơn giản để giải thích phương pháp “xem xét tồn kho khả dụng”. Phương pháp này tiến bộ hơn so với phương pháp trước, nhưng vẫn chưa phải là tối ưu.

Phương pháp kiểm soát tồn kho với yếu tố thời gian (MRP)

Cuối cùng, chúng ta sẽ xem xét phương pháp kiểm soát tồn kho có xét đến yếu tố thời gian, còn được gọi là MRP. MRP là một phương pháp kiểm soát tồn kho có tính đến yếu tố thời gian, mục đích chính là để cân bằng cung cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
MRP có khả năng giúp doanh nghiệp trả lời ba câu hỏi quan trọng trong vấn đề hoạch định kế hoạch thu mua nguyên vật liệu: mua CÁI GÌ (WHAT), KHI NÀO mua (WHEN) và mua BAO NHIÊU (HOW MUCH).
.

Trong ví dụ trước, tồn kho hiện tại là 30, lượng hàng đang vận chuyển là 50 và lượng hàng sắp sử dụng là 65, với tổng tồn kho khả dụng là 15. Theo lý thuyết, tồn kho này là đủ. Tuy nhiên, khi đưa yếu tố thời gian vào, tình hình có thể thay đổi.

Giả sử:
• Tuần 1: Không có nhập hay xuất nguyên liệu, tồn kho cuối tuần là 30.
• Tuần 2: Lượng hàng sắp sử dụng là 20, tồn kho cuối tuần còn 10.
• Tuần 3: Không có hoạt động xuất nhập, tồn kho cuối tuần là 10.
• Tuần 4: Lượng hàng sắp sử dụng là 35, tồn kho sẽ thiếu 25.
• Tuần 5: Lượng hàng nhập về là 50, tồn kho cuối tuần còn lại là 25.
• Tuần 6 và 7: Không có hoạt động xuất nhập, tồn kho giữ nguyên ở mức 25.
• Tuần 8: Lượng hàng sắp sử dụng là 10, tồn kho cuối tuần còn 15.

Tuy nhiên, trong tuần 4, tồn kho sẽ thiếu 25 nguyên liệu. Lúc này, người quản lý nguyên liệu sẽ phải làm việc với bộ phận thu mua để xem liệu có thể nhập hàng trước một tuần hay không. Nếu không thể, bộ phận sản xuất có thể phải yêu cầu bộ phận bán hàng đàm phán với khách hàng để dời ngày giao hàng. Nếu cả hai phương án đều không khả thi, công ty sẽ phải thực hiện quy trình thu mua khẩn cấp hoặc sử dụng liệu thay thế. Đây chính là sức mạnh của MRP – giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho có hiệu quả khi xem xét yếu tố thời gian.

Để quản lý tồn kho hiệu quả, cần phải biết cách chọn phương pháp kiểm soát tồn kho phù hợp với từng loại nguyên liệu. Chúng ta có thể sử dụng phương pháp “ABC” để phân loại nguyên liệu và áp dụng các phương pháp khác nhau dựa trên phân loại này. Phân loại ABC được thực hiện bằng cách tính tổng chi phí sử dụng nguyên liệu hàng năm và sắp xếp từ cao đến thấp.

• Loại A: Chiếm khoảng 70% tổng chi phí sử dụng hàng năm, nhưng chỉ chiếm 10% số lượng mặt hàng, chủ yếu là những nguyên liệu đắt tiền và đặc thù.
• Loại B: Chiếm khoảng 20% tổng chi phí sử dụng hàng năm và chiếm khoảng 25% số lượng mặt hàng.
• Loại C: Chiếm khoảng 10% tổng chi phí sử dụng hàng năm, nhưng chiếm tới 65% số lượng mặt hàng.
  

Sau khi phân loại nguyên liệu, chúng ta có thể chọn phương pháp bổ sung tồn kho phù hợp:

1. Phương pháp bổ sung theo đơn hàng (By Order): Áp dụng cho nguyên liệu có giá trị cao hoặc sản phẩm OEM, chỉ đặt hàng đúng theo nhu cầu mà không quan tâm đến số lượng mua hàng kinh tế. Thích hợp cho các nguyên liệu loại A và B.
2. Phương pháp Điểm đặt hàng lại (ROP): Khi tồn kho đạt đến một mức nhất định, hệ thống sẽ đặt mua theo số lượng mua hàng kinh tế. Phương pháp này không xét đến đơn hàng cụ thể, thích hợp cho các nguyên liệu giá rẻ (loại C) và nguyên liệu tiêu chuẩn, có thể dùng chung cho nhiều sản phẩm.
3. Phương pháp MRP (Material Requirements Planning): Sau khi nhận đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất và vật liệu để đảm bảo nguyên liệu cung cấp đúng số lượng và đúng thời điểm cho sản xuất. Thích hợp cho nguyên liệu loại A và B, đặc biệt với những nguyên liệu có thời gian mua hàng dài.
   

Đối với ba phương pháp kiểm soát tồn kho phổ biến đã được giới thiệu bên trên, doanh nghiệp có thể áp dụng linh hoạt để tối ưu hóa kế hoạch nguyên vật liệu. Khi nhận đơn hàng, có thể dùng phương pháp “Bổ sung theo đơn hàng” để tính toán nhu cầu nguyên liệu. Nhân viên quản lý kho có thể dùng “Điểm đặt hàng lại” vào cuối tuần để hệ thống ERP tính toán những nguyên liệu nào cần mua thêm. Đầu mỗi tháng, có thể áp dụng phương pháp MRP để tính toán nhu cầu nguyên liệu theo dự báo doanh số và đơn hàng hiện tại. Điều này giúp giảm tồn kho mà vẫn đảm bảo không bị gián đoạn sản xuất.