Trong bối cảnh thiếu hụt nhân lực trên toàn cầu, các ngành nghề đều kêu thiếu người, và nguyên nhân thường nghe nhất chính là dân số già, tỷ lệ sinh thấp và sự chuyển dịch lao động sang các ngành nghề tự do mới. Những yếu tố này có thật sự không nằm trong kiểm soát của doanh nghiệp? Vậy doanh nghiệp có thể làm gì để đối phó với vấn đề thiếu hụt nhân lực?

Có hai loại hình thiếu hụt nhân lực phổ biến: Một là có nhu cầu tuyển dụng nhưng không tuyển được người (không tăng), hai là sự thiếu hụt do những người hiện có rời đi (ghi giảm). Nếu bị tấn công từ hai phía, doanh nghiệp có thể sẽ bị thiếu hụt nhân sự trầm trọng, sự tổn thất này tuyệt đối không chỉ đối với “người nghỉ việc”.

Theo tạp chí Fortune của Mỹ, sau khi một nhân viên nghỉ việc, chi phí cho quá trình tuyển dụng người mới đến khi họ làm việc thành thạo có thể bằng 1,5 lần mức lương của nhân viên nghỉ việc. Chỉ riêng chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, cộng với các chi phí vô hình như mất nguồn khách hàng bên ngoài hoặc hiệu ứng domino trong nội bộ công ty, cũng đủ làm lung lay lòng tin và giảm hiệu suất công việc của nhân sự.

Tập đoàn bán lẻ đồ gia dụng nổi tiếng toàn cầu IKEA, từng nhận giải thưởng Nhà tuyển dụng tốt nhất châu Á năm 2022 tại Đài Loan, nhưng có lẽ ít ai biết rằng công ty này đã một thời trải qua giai đoạn hơn 62.000 người nghỉ việc mỗi năm, con số này tương đương 1/3 tổng số nhân viên của IKEA tại 473 cửa hàng trên toàn cầu. Đặc biệt ở Anh và Ireland, tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới trong vòng chưa đầy một năm lên đến 50%.

Chi phí tổn thất nhân tài này vô cùng đáng kể, mỗi khi một nhân viên nghỉ việc, IKEA đồng thời tổn thất 5000 USD về chi phí nhân sự. Nếu doanh nghiệp cho rằng việc tuyển chọn, sử dụng, đào tạo và giữ chân nhân tài chỉ là công việc của bộ phận nhân sự thì đó là một sai lầm cực kỳ lớn, vì người có thể thực sự cải thiện việc này hiệu quả, chính là các nhà quản lý cấp cao.

Các nhà quản lý cấp cao của IKEA không chỉ dùng các biện pháp phúc lợi như tăng lương, tăng tính linh hoạt của giờ làm việc để giữ chân nhân viên mà còn sử dụng công nghệ để đơn giản hóa quy trình làm việc, tối ưu hóa lịch làm việc và quy trình tiếp nhận nhân viên mới, từ đó giảm tỷ lệ nghỉ việc một cách hiệu quả.

IKEA đã triển khai công cụ xếp lịch trực tuyến, tăng tính linh hoạt cho nhân viên điều chỉnh thời gian làm việc, giảm bớt những khó khăn phát sinh do lịch trình nằm ngoài kế hoạch. Đồng thời, IKEA cũng sử dụng công cụ phân tích dữ liệu lịch sử của nhân viên nghỉ việc và đánh dấu những nhân viên có nguy cơ nghỉ việc cao, giúp người quản lý sớm lưu tâm và có biện pháp đối ứng phù hợp với nhân viên có nguy cơ nghỉ việc cao.

Đến nay, tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện của nhân viên IKEA tại Mỹ đã giảm từ 33% (năm 2022) xuống còn khoảng 25% (năm 2024), và tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên tại hơn 600 kho trên toàn cầu cũng giảm từ 22,4% (T8/2022) xuống 17,5% (T4/2024).

Qua ví dụ của IKEA, có thể thấy việc chỉ tăng lương và phúc lợi không chắc chắn sẽ giữ chân được nhân viên, nhưng thay đổi môi trường làm việc để trở nên thuận tiện và thoải mái hơn trái lại nhận được sự ủng hộ từ nhân sự.

Nhiều khách hàng của Digiwin cũng đang đối mặt với khủng hoảng thiếu hụt nhân lực. Một số doanh nghiệp có nhiều đơn hàng nhưng thiếu người thực hiện, tăng ca cũng đáp ứng không kịp, trong khi chi phí tăng ca quá cao cũng gây khó khăn cho doanh nghiệp.

Chúng ta biết rằng không thể để nhân viên làm thêm vô hạn, mà việc tuyển dụng nhân viên mới lại không dễ dàng. Vì vậy cần phải thay đổi tư duy và phương pháp, Digiwin hỗ trợ doanh nghiệp từ tối ưu hóa quy trình làm việc, tích hợp hệ thống và áp dụng các công cụ số, như hệ thống ERP, hệ thống quản lý kho thông minh (quản lý vị trí lưu trữ + mã vạch), chỉ bằng việc tích hợp hai hệ thống này đã giúp tồn kho chính xác, nhân viên dễ dàng tìm kiếm và tìm đúng vật liệu, giảm bớt gánh nặng công việc. Quan trọng hơn, sổ khớp tồn kho thực tế cũng giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí tồn kho.

➤ Đối với các nhà máy, vị trí cần nhân lực nhất thường là công nhân sản xuất, nhưng nhân viên quản lý kho cũng là nhu cầu phổ biến. Nhiều doanh nghiệp thường để vài nhân viên quản lý hàng trăm loại vật liệu, thậm chí chỉ có một nhân viên quản lý kho. Trong trường hợp này, nếu nhân viên quản lý kho nghỉ phép thì không ai tìm được các vật liệu, gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc cấp phát nguyên vật liệu và tiến độ sản xuất.

➤ Tiếp theo phải nói đến vấn đề thời gian. Việc đào tạo nhân viên quản lý kho thường mất khoảng sáu tháng đến một năm. Nếu không thể kịp thời chuyển giao công việc, nhân viên mới sẽ rơi vào vòng luẩn quẩn, không thể hoàn thành tốt công việc dẫn đến rời đi, doanh nghiệp sẽ mất cả hai, tổn thất nhân đôi.

Nếu doanh nghiệp sử dụng các công cụ số hóa phù hợp từ sớm, có thể tăng cường sự gắn bó của nhân viên hiện tại, đồng thời đảm bảo nhân viên mới cũng có thể ở lại. Công cụ số hóa không chỉ giúp tối ưu hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên mà còn giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt công việc, thậm chí có doanh nghiệp sau khi sử dụng hệ thống logistics thông minh, thời gian đào tạo nhân viên mới từ 2-3 tháng giảm xuống chỉ còn 2-3 ngày. Như vậy, không còn lo lắng về việc nhân viên thường xuyên thay đổi, không cần quá phụ thuộc vào nhân viên lâu năm, giúp giảm áp lực cho nhân viên tiền tuyến và cải thiện tình trạng vận hành của doanh nghiệp.

Nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng của doanh nghiệp, và khoa học công nghệ thì xuất phát từ mục đích giúp đỡ con người. Sử dụng công cụ số hóa đúng cách không chỉ giải quyết vấn đề thiếu hụt nhân lực mà còn mang lại hiệu quả mở rộng, giúp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh hơn và cạnh tranh hơn trong phát triển bền vững.